Basta raccomandate!
Lo so, una delle scocciature più grandi, quando abiti in condomìnio sono le raccomandate!
Arrivano sempre quando tu sei fuori.
Tu rientri finalmente a casa dopo una giornata di lavoro, apri la tua cassetta postale e trovi la cartolina. Ora sai che dovrai trovare il tempo di andare in posta a ritirarla, farai una fila infinita allo sportello e quando finalmente riuscirai ad aprirla scoprirai che:
l’assemblea era la sera prima!!!
“Possibile che nel ventunesimo secolo sia ancora necessario fare tutto questo?!” La risposta è “sì, ma…“.
La legge prevede che convocazioni, e verbali per gli assenti, siano consegnati con “posta raccomandata, posta elettronica certificata, fax o tramite consegna a mano“. In poche parole con mezzi che prevedano la cosiddetta ricevuta di consegna.
Ora, è vero che la Posta Elettronica Certificata possono averla tutti, ma chi realmente ha una PEC?
Chi ha un’azienda, o chi è iscritto a qualche albo professionale, e pochi altri…
I “normali” cittadini, non ce l’hanno, perchè averla significa sostenere dei costi fissi annuali per scrivere o ricevere una manciata di messaggi in un anno.
È vero, i costi non sono proibitivi, ma sono comunque superflui…
Vogliamo parlare del fax? Secondo me, neanche le aziende lo usano più, anzi molte di loro neanche ce l’hanno. Esiste ancora il fax?
E la consegna a mano? La consegna a mano, può funzionare, ma deve esserci qualcuno disposto a prendersi la briga di far firmare tutti quando ricevono la busta. Tutti ed entro una tal data, altrimenti va tutto in fanteria…
E quindi qual’è la soluzione? La soluzione è molto più facile di quello che pensi, si chiama semplicemente email! Al giorno d’oggi praticamente tutti hanno uno smartphone, ergo tutti hanno una mail.
Ma prima dicevi che devi avere la prova di consegna? Ecco, la vera “novità” sta qui. Se tu mi rispondi alla mail, volontariamente, dicendomi che hai ricevuto la mail, questo vale come prova di consegna. Devi essere tu a rispondere, una persona, non un sitema automatico che invia la ricevuta di ricezione che alcuni sistemi di posta elettronica inviano.
Ora che sai che possiamo inviarti le convocazioni ed i verbali per mail, ti spiego come facciamo noi.
Chiediamo ai condòmini preventivamente come vogliono ricevere le comunicazioni, se cartacee o elettroniche. C’è infatti chi desidera ricevere le raccomandate e avere già tutto stampato, e chi invece preferisce la mail. Inviamo le convocazioni con alcuni giorni di anticipo rispetto ai termini di legge, e chiediamo a chi le riceve digitalmente di avere risposta. Monitoriamo i riscontri, e quando siamo sotto data, chiediamo conferma a chi non l’ha fatto. Se ancora non risponde, allora inviamo la convocazione per raccomandata. Così facendo tutte le convocazioni risultano inviate entro i termini e con ricevuta di ricezione.
Questo sistema di gestione della corrispondenza in uscita, lo applichiamo praticamente a tutte le comunicazione che richiedono la prova di consegna, quindi alle convocazioni, ai verbali per gli assenti, ai promemoria di pagamento ed anche, a seconda dei casi, ai solleciti di pagamento.
Se ti interessa ques’ultimo argomento, leggi come gestiamo i ritardi di pagamento dei condòmini.
Grazie per il tempo che hai dedicato alla lettura di questo mio articolo.
Paolo Campi.